Qu'est-ce que le FEC ?
Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est un fichier informatique unique qui regroupe l'ensemble des écritures comptables d'un exercice, dans un format normalisé imposé par l'administration fiscale. Il constitue une photographie complète et chronologique de la comptabilité, exploitable par les outils de l'administration lors d'un contrôle.
Le FEC reprend les écritures de tous les journaux comptables (ventes, achats, banque, opérations diverses…) après opérations d'inventaire, mais avant les écritures de clôture et de réouverture. Chaque ligne d'écriture y figure avec ses informations de référence : date, compte, libellé, montants au débit et au crédit.
Cadre légal : l'article L47 A-I du LPF
L'obligation de présenter un FEC découle de l'article L47 A-I du Livre des procédures fiscales (LPF). Ce texte impose aux contribuables qui tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés de remettre, au début des opérations de contrôle, une copie de leurs fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée.
Le format technique attendu est précisé par l'arrêté du 29 juillet 2013, qui fixe la structure exacte du fichier et la liste des champs obligatoires. Le respect de cette norme conditionne la recevabilité du fichier par l'administration.
Qui est concerné par l'obligation FEC ?
L'obligation concerne toute entreprise tenant une comptabilité informatisée et soumise à l'obligation de présenter des documents comptables à l'administration fiscale. Le statut juridique et le régime d'imposition importent peu dès lors que la comptabilité est tenue via un logiciel.
- Sociétés soumises à l'impôt sur les sociétés (IS) ou à l'impôt sur le revenu (BIC, BNC, BA) ;
- Entreprises individuelles tenant une comptabilité informatisée ;
- Associations et organismes assujettis aux impôts commerciaux.
Les entreprises tenant une comptabilité exclusivement manuscrite (de plus en plus rares) ne sont pas tenues de produire un FEC, mais doivent présenter leurs documents papier. Dès qu'un logiciel ou un tableur est utilisé, l'obligation s'applique.
Quand le FEC est-il demandé ?
Le FEC est exigé dans le cadre d'un contrôle fiscal, dès le début des opérations de vérification de comptabilité. L'administration le réclame généralement par écrit, et l'entreprise doit le remettre dans un délai court sous forme dématérialisée (clé USB, support optique ou transmission sécurisée).
Le fichier transmis doit correspondre à l'exercice contrôlé. Pour un contrôle portant sur plusieurs exercices, un FEC distinct est produit pour chaque exercice. La capacité à fournir rapidement un fichier conforme évite des frictions et un allongement de la procédure.
Format technique du FEC
Le FEC est un fichier texte à plat dont les caractéristiques techniques sont normalisées :
- Type de fichier : fichier texte (format .txt), structuré en lignes et en colonnes.
- Séparateur de champs : tabulation ou caractère « | » (pipe). Le séparateur doit être unique et constant sur tout le fichier.
- Encodage : ASCII, ISO 8859-15 ou EBCDIC, sans caractère de séparation ambigu dans les données.
- Première ligne : ligne d'en-tête contenant l'intitulé normalisé de chacun des 18 champs.
- Nommage du fichier :
SIRENFECAAAAMMJJ.txt, où le SIREN est celui de l'entreprise et AAAAMMJJ la date de clôture de l'exercice (ex.123456789FEC20251231.txt).
Les 18 champs obligatoires du FEC
Chaque ligne d'écriture comporte 18 champs, dans l'ordre suivant :
| N° | Champ | Description |
|---|---|---|
| 1 | JournalCode | Code du journal de l'écriture comptable |
| 2 | JournalLib | Libellé du journal |
| 3 | EcritureNum | Numéro séquentiel de l'écriture |
| 4 | EcritureDate | Date de comptabilisation de l'écriture |
| 5 | CompteNum | Numéro de compte (plan comptable) |
| 6 | CompteLib | Libellé du compte |
| 7 | CompAuxNum | Numéro de compte auxiliaire (vide si absent) |
| 8 | CompAuxLib | Libellé du compte auxiliaire |
| 9 | PieceRef | Référence de la pièce justificative |
| 10 | PieceDate | Date de la pièce justificative |
| 11 | EcritureLib | Libellé de l'écriture |
| 12 | Debit | Montant au débit |
| 13 | Credit | Montant au crédit |
| 14 | EcritureLet | Lettrage de l'écriture (vide si absent) |
| 15 | DateLet | Date de lettrage |
| 16 | ValidDate | Date de validation de l'écriture |
| 17 | Montantdevise | Montant en devise (si applicable) |
| 18 | Idevise | Identifiant de la devise |
Les montants doivent utiliser un séparateur décimal cohérent, et les dates le format AAAAMMJJ. Le total des débits doit être égal au total des crédits : un FEC déséquilibré est immédiatement signalé comme non conforme.
Sanctions en cas de FEC non conforme
Un FEC absent, illisible ou non conforme à la norme expose l'entreprise à plusieurs conséquences. La présentation des risques ci-dessous est indicative : leur application dépend de l'appréciation de l'administration et de la situation propre à chaque dossier.
- Rejet du fichier : un FEC mal formaté (champs manquants, séparateur incohérent, déséquilibre débit/crédit) peut être refusé et assimilé à une absence de présentation.
- Amende : le défaut de présentation d'une comptabilité conforme est susceptible d'entraîner une amende fiscale.
- Évaluation d'office : en l'absence de comptabilité exploitable, l'administration peut être conduite à reconstituer ou à évaluer d'office les bases d'imposition, ce qui est généralement défavorable à l'entreprise.
Au-delà du montant des sanctions, un FEC non conforme fragilise la position de l'entreprise durant tout le contrôle. Disposer d'un fichier propre et vérifiable est donc un enjeu de sécurité juridique.
Générer un FEC conforme avec Nebufact
Produire manuellement un FEC respectant les 18 champs, le nommage et l'équilibre débit/crédit est fastidieux et source d'erreurs. Nebufact génère un export FEC conforme à la norme DGFiP en un clic, directement à partir des factures et écritures saisies dans le logiciel.
Au-delà du FEC, Nebufact fournit également un journal des ventes au format CSV et une balance âgée, afin de couvrir les besoins courants de suivi comptable et de préparation d'un éventuel contrôle. L'objectif : disposer à tout moment d'un fichier prêt à être remis à l'administration, sans retraitement manuel.